Caroline Gomes Adelino*
Assim como vários países do mundo, hoje o Brasil também tem uma Lei que garante a proteção aos dados pessoais.
A Lei nº 13.709/2018 passou a vigorar em 2020 e impacta todas as áreas do Direito, bem como o mundo empresarial. Hoje, todas as empresas do Brasil estão de olho nessa nova legislação e muitas delas já estão adequadas, tendo em vista sua importância no que tange a proteção dos dados pessoais, seja de colaboradores, clientes ou terceiros. Umas das áreas mais afetadas pela LGPD é o RH das empresas, podendo ser considerada, sem sombra de dúvidas, umas das mais IMPORTANTES para a adequação.
Isso porque a quantidade de dados de colaboradores que é gerida pelas empresas é muito grande. Empregados são pessoas físicas e, como tal, titulares dos seus próprios dados. Em muitos casos, as fichas de empregado pedem dados do funcionário que não são exigidos nem mesmo pela CLT ou pelas leis previdenciárias, como: cor da pele, dos cabelos, dos olhos, opção sexual, se é casado, se tem filhos etc.
Quem é obrigado a cumprir a LGPD no RH?
Pessoa natural ou jurídica (público e privado) que faça o uso de dados pessoais (da coleta até a eliminação), desde que cumpra os seguintes requisitos:
- A operação seja realizada no Brasil, ou seja, empresas que coletam dados em território brasileiro e possuem sede no país;
- A finalidade do uso dos dados seja a oferta ou oferecimento de bens/serviços ou o tratamento de dados de pessoa natural localizada no Brasil.
No caso específico de recrutamento e seleção, qualquer empresa que possui um banco de dados com currículos de candidatos brasileiros é obrigada a se adequar à nova legislação.
Dados dos colaboradores, contratos e demais impactos da LGPD no RH
Diante disso, cabe ao empresário tomar todas as medidas necessárias como minimização e demais providências para proteger os dados pessoais de seus colaboradores, observando sempre os princípios e as bases legais da Lei Geral de Proteção de Dados.
Mas veja, é preciso entender que uma adequação trabalhista não passa somente pela adequação dos contratos de trabalho vigentes, pela confecção de novos contratos e pela destinação correta dos que já estão extintos.
Há a necessidade de se averiguar as relações e contratos com terceirizados, com empresas fornecedoras e parceiras, regras e prazos para manutenção e guarda de documentos para fins trabalhistas e previdenciários, adequação da seleção de novos funcionários e coleta de currículos etc.
Um dos documentos elaborados é a Tabela de Temporalidade. Ela será um apoio importantíssimo para a empresa, pois aponta o tempo máximo de guarda e como ela deve ser feita, tanto de documentos como de contratos, conforme a legislação correspondente.
Alguns pontos importantes devem ser levados em conta para se adequar a LGPD no RH:
- Faça o diagnóstico da situação da empresa.
- Entenda os processos de tratamento e uso de dados.
- Busque uma consultoria especializada ou profissionais capacitados.
- Faça treinamentos contínuos com sua equipe.
- Atenção redobrada ao compartilhamento de informações pessoais a terceiros
Em 2022, foram celebrados 4 anos da LGPD, e o quanto essa legislação já faz a diferença em todo o Brasil. Porém, é importante destacar que a adequação não acontece em um passe de “mágica”. Muito pelo contrário, trata-se de um processo contínuo e necessita de uma aderência 100% à cultura de proteção de dados pelos colaboradores, terceiros e parceiros.
A empresa que faz uma adequação completa passa a ter ótima reputação perante os consumidores, assim como com os clientes e empresas com as quais se relaciona, passando a ser muito mais competitiva no mercado, além de evitar que multas sejam aplicadas.
Veja mais no Tech Compliance: Recrutamento e LGPD – Será o fim dos Currículos?
Caroline Gomes Adelino: Advogada atuante na área de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais
